Next Gen & WWW IT Strategie

Hoe zet ik de juiste IT Strategie op? 
(leestijd 4 min.)

Uit onderzoek blijkt dat 75% van de bestuurders het lastig vindt een middellange termijn IT visie op te stellen. Dagelijks starten organisaties ambitieuze IT en data initiatieven in de vorm van programma’s of projecten. Helaas worden organisaties pas op dat moment geconfronteerd met verouderde IT systemen, een instabiele technische infrastructuur en een oerwoud aan (onnodige) applicaties.

Mede hierdoor komen er rondom IT en data projecten structureel een top drie aan uitdagingen op de agenda van bestuurders terecht.

1) Budgetoverschrijding
2) Tijdoverschrijding
3) Niet voldoen aan de verwachtingen

Gevolg hiervan is een gebrek aan vertrouwen vanuit het bestuur. Maar ook een vermindering van het vertrouwen van klanten, patiënten, medewerkers en overige stakeholders. Het kan ook gevolgen hebben op de organisatie prestaties en kan uiteindelijk leiden tot imago schade.

Om dit te voorkomen legt QbitGovernance u in dit artikel uit dat ‘de’ IT-strategie niet bestaat en
hoe u vanuit een aantal voorbereidingsstappen en basisprincipes uw volgende IT of data project succesvol kunt uitvoeren.

Wat is IT?

Terug naar de basis, de afkorting IT staat voor ‘informatie’ en ‘technologie’. Kijkt u nog is kritisch naar deze twee begrippen: informatie en technologie. Is het dan logisch dat alleen de afdeling IT of alleen de afdeling Finance & Control hierover de verantwoordelijkheid hebben?

Iedereen die betrokken is bij uw organisatie, zowel intern als extern, heeft behoefte aan betrouwbare en relevante informatie en vertrouwt daarbij op een stabiel systeem, gebaseerd
op een passende en toekomstbestendige technologie.

Cynisch genoeg is er veel kritiek op IT afdelingen, maar IT is ondersteunend en gelijktijdig onmisbaar aan en binnen elke bedrijfsvoering. Uw IT-strategie is een afgeleide van de organisatie strategie en daarom vraagt een IT of data project altijd om een integrale benadering.

Context

Technologie en marktontwikkelingen bepalen een groot deel van de context waarin IT zich bevindt. Data lijkt de nieuwe olie en de Cloud de oplossing voor alle problemen. Was het maar zo simpel.
Behoedt u voor trends, hypes en vakjargon maar blijf redeneren vanuit de behoeftes van uw klanten of patiënten en uw eigen organisatie. In onderstaande figuur de context binnen de organisatie zelf en de rol welke IT daarin heeft.

Figuur 1: Next Generation IT model 

 

WWW IT strategie

Er zijn oneindig veel businessmodellen en frameworks om je strategie te bepalen. En toch draait het maar om drie WWW vragen:

• Waarom?
• Waarmee?
• Wanneer

De ‘waarom’-vraag staat met stip op één. Voor wat betreft de ‘waarmee’ en ‘wanneer’-vragen, deze zullen in de praktijk hun eigen weging krijgen. Bijvoorbeeld de invoering van nieuwe wet- en regelgeving kent vaak strakke deadlines. Terwijl bijvoorbeeld een Development project wel een gewenste einddatum kent, maar de weg ernaartoe veel minder vastgelegd hoeft te zijn.

Waarom?

Daarom is geen reden en ‘omdat het moet’ geen motivatie. Kun je voor jezelf de ‘waarom’-vraag beantwoorden dan ben je al halverwege je strategisch plan. Ga maar na: je hebt een idee, je legt het integraal voor aan je interne klankbord en externe adviseurs, bedenkt enkele scenario’s en kunt je eerste kaders al uitdenken. Dit is de fase van idee naar het initiëren van een programma of project.

Valkuilen in deze fase:

• Gebrek aan communicatie
• Onvoldoende rekening houden met de context/omgeving
• Het doen van aannames
• Geen integrale benadering waardoor de stakeholder betrokkenheid onvoldoende is

Kortom, wees kritisch bij het beantwoorden van de ‘waarom’-vraag!  

Waarmee?

Hier kun je onder meer denken aan:

• De beschikbare tijd,
• Welke mensen, afdelingen en/of stakeholders
• Beschikbare funding voor het programma of project
• De bevoegdheden (procuratie regeling)

Verderop in dit artikel, onder ‘basisprincipes’ lichten we deze aspecten nader toe.  

Valkuil in deze fase:

• Het vergeten van één van de genoemde aspecten kan een vrijbrief of excuus worden voor het eventueel falen van het programma of project.

Wanneer?

Waar staan we (IST), wat ontbreekt er nog (GAP) en welke prioriteit heeft elk onderwerp? Heb je die vragen beantwoord dan kun je een Roadmap, zonder detail invulling, opbouwen.

De executie fase is aangebroken: aan de hand van de Roadmap krijgen medewerkers, afdelingen of stakeholders een programma of project verantwoordelijkheid toegewezen en kan elk op zijn/haar manier dit op detailniveau doorplannen. Als bestuurder wordt u periodiek geïnformeerd over de voortgang.

Tenslotte de evaluatie fase: bij voorkeur op basis van een ‘3-lines-of-defence’ benadering. Dit gaat over samenwerken en leren. De business (1^e lijn) is verantwoordelijk en controleert periodiek haar eigen processen. Daarnaast moet er een functie zijn (2^e lijn) die de 1e lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en bewaakt of het management zijn verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Tenslotte kan een onafhankelijke 3^e partij toetsen of dat de 1^e en 2^e lijns organisatie soepel en kritisch genoeg handelt. Het is een iteratief en herhalend proces van leren, verbeteren en realiseren.

Valkuilen in deze fase:

• Onvoldoende rol/taak verantwoordelijkheid van bestuurders en medewerkers
• Ontbreken éénduidige en niet periodieke voortgangsrappprtages
• Leren en verbeteren doe je van fouten en niet vanuit wantrouwen en sancties

Het belangrijkste van een goed WWW IT Strategie is zeggen wat je doet en doen wat je zegt!

Basisprincipes voor een succesvol IT en Data project

De belangen van alle betrokkenen in een IT of data project kunnen divers zijn. Is eenmaal bepaalt dat het noodzakelijk is actie te ondernemen, dan zijn de volgende basisprincipes essentieel voor het laten slagen van uw project. Deze zullen we nader toelichten.

1) Gedragenheid door de directie en het management team
2) Multi disciplinaire projectteams
3) Resources (tijd, middelen, bevoegdheden)

Ad 1) Gedragenheid door de directie en het management team

Het uitbesteden of overdragen van de IT verantwoordelijkheden is op zich geen probleem.
Maar het maken van IT keuzes ligt vast in de gemaakte organisatie strategie. In deze strategie zijn onder meer de verplichte en eigen organisatie standaarden ten aanzien van uw bedrijfsmodel bepaald. Bijvoorbeeld een zorginstelling of een bank zal bepaalde wettelijke verplichtingen hebben, daar waar bijvoorbeeld een handelsonderneming in mindere mate met wet- en regelgeving geconfronteerd wordt.

Afhankelijk van de organisatie grootte kan de IT verantwoordelijkheid vanuit de directie aan bijvoorbeeld een IT manager gedelegeerd zijn. Een IT of data project kan behoorlijk kosten intensief zijn. Bovendien zitten veel organisaties vastgeklemd in een dienstenpakket van haar leveranciers. Wil je dit managen dan kun je IT in al haar facetten (economisch belang, continuïteit dienstverlening of maatschappelijk doel (bijvoorbeeld betalingsverkeer)) altijd als een strategische grondslag zien. Als u zich daar bewust van bent, dan zal een volgend project op de juiste wijze binnen de organisatie geadopteerd worden.

Ad 2) Multi disciplinaire projectteams

Zelfsturendheid, eigen verantwoordelijkheid en klant kennis kun je niet op één discipline (persoon of afdeling) betrekken. De waardeketen is binnen elke organisatie anders ingericht en vanuit meerdere perspectieven te beoordelen.

Als je kiest voor een mutli disciplinaire team samenstelling heeft dat twee grote voordelen:

• Optimale medewerkersbetrokkenheid
• Organisatiebrede kennisdeling

Ad 3) Resources

Een veel gehoord excuus voor IT en data projecten is het gebrek aan tijd, middelen en bevoegdheden.

Tijd
Is geen excuus, mits u werkt vanuit een transparante Roadmap, programma of projectplanning.
In dat geval weet iedereen wanneer wat van hem/haar verwacht wordt. Een bekende valkuil is en te strakke planning!

Middelen
Geld : er moet budget beschikbaar zijn, maar gelijktijdig ook verantwoording en
terugkoppeling over het resultaat.
Mensen : onvoldoende mankracht of het continue beroep doen op dezelfde (groep) medewerkers maakt u kwetsbaar en draagt minder bij aan innovatieve denkkracht en de integraliteit. Werkt u met een flexibele schil van externen, rouleer dan met enige regelmaat, zodat u op meerdere manieren kennis en inzichten vergaard.

Bevoegdheden
Bepaal vooraf duidelijk de bevoegdheden, zodat alle betrokkenen goed kunnen bepalen waartoe ze bevoegdheid hebben. Een goed doordachte procuratie regeling is hierin essentieel. Dit vraagt vaak een éénmalige inspanning, maar staat het eenmaal vast in beleid, dan heeft u er relatief weinig omkijken meer naar en zorgt het voor een stijging van het medewerkersvertrouwen.

Conclusie

Het opstellen van een IT strategie is lastig maar niet onmogelijk. Een IT-strategie is uiteindelijk een afgeleide van de overall organisatie strategie. Je moet je wel realiseren dat ‘informatisering’ en ‘technologie’ twee verschillende begrippen zijn. IT is niet alleen een feestje of verantwoordelijkheid van de IT-afdeling of de afdeling Finance & Control, maar vraagt om een integrale benadering.

De context en samenwerking met interne en externe stakeholders zorgen voor extra dynamiek. Vanuit de WWW IT Strategie gedachte heb je een basis om je IT strategie vorm te geven.

Tenslotte zijn er drie basis principes om een succesvol IT of data project te garanderen: betrokkenheid van de directie, multi disciplinaire project teams en de beschikbaarheid over voldoende resources.

QbitGovernance helpt u graag verder bij het bepalen van uw IT-strategie. Wij zijn leveranciers onafhankelijk en kunnen de zaken objectief beoordelen. Samen met u zetten we uw visie en plannen om in een toekomstbestendige IT en data strategie.